Comprendre précisément l’usage de vos données.

La présente politique décrit la manière dont Malanderse traite les données à caractère personnel dans le cadre du site public Sentinel, des demandes commerciales, de la création de compte, du service SaaS destiné aux agences et de la plateforme centrale d’administration. Elle s’applique aux visiteurs, prospects, utilisateurs invités, propriétaires d’agence, agents liés à un compte et interlocuteurs des organisations clientes.

Elle complète les informations communiquées dans les formulaires ou contrats. Une organisation cliente doit fournir ses propres informations aux personnes dont elle saisit les données lorsqu’elle agit comme responsable du traitement.

Malanderse édite et opère Sentinel. Pour les données nécessaires à la création des comptes, à la relation commerciale, à la facturation, au support, à la sécurité et à l’administration de la plateforme, Malanderse détermine les finalités et moyens essentiels du traitement.

Pour les données opérationnelles qu’une agence cliente saisit sur ses agents, clients, sites, affectations, incidents, messages ou documents, l’agence détermine généralement pourquoi ces données sont utilisées. Malanderse les traite alors pour son compte, selon le contrat, les paramètres du service et les instructions licites de l’agence.

Cette répartition peut varier selon le contrat et la réglementation applicable. Une demande portant sur des données métier peut donc être transmise à l’organisation cliente compétente.

MALANDERSE NEWTECH, exploitant la marque Malanderse et le service Sentinel, est une Société à responsabilité limitée unipersonnelle (SARLU), au capital de 1 150 000 CDF, dont le siège social est situé N° 07, Avenue de la Rue 07, Quartier Mampala II, Commune de Katuba, Ville de Lubumbashi, Province du Haut-Katanga, République démocratique du Congo.

RCCM : CD/LSH/RCCM/26-B-01182 · Identification nationale : 05-J6100-N00001C · Numéro d’impôt : A2622972Z · Représentante légale : Nyra Bayeboke Esther, gérante.

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, écrivez à contact@malanderse.com. Ne transmettez jamais de mot de passe, de code de connexion ou de détail opérationnel sensible par e-mail.

Les données peuvent provenir directement de la personne concernée, d’un propriétaire ou administrateur autorisé, d’une organisation cliente, de l’utilisation du service, d’un prestataire de paiement ou d’un système connecté à la demande du client.

• Visiteurs et prospects qui consultent le site ou demandent une démonstration.
• Propriétaires, administrateurs, opérateurs, superviseurs, agents et autres utilisateurs invités.
• Contacts professionnels de clients ou partenaires enregistrés par une agence.
• Personnes citées dans un incident, un message, une pièce jointe ou un journal opérationnel fourni par une organisation cliente.

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, fonction et organisation.
• Compte et autorisations : identifiant, rôle, agence, espace, invitations, état du compte et historique des accès.
• Données d’agence : coordonnées, paramètres, équipes, clients, sites, contrats opérationnels et préférences.
• Données terrain : affectations, shifts, disponibilités, présences, incidents, priorités, commentaires, positions associées aux opérations et historique des décisions.
• Contenus fournis : messages, notes, photos, documents et autres pièces jointes déposées par les utilisateurs autorisés.
• Abonnement et paiement : plan, cycle, montant, devise, statut, référence de transaction et informations retournées par le prestataire ; Sentinel n’a pas besoin de conserver le code secret Mobile Money.
• Support et communication : demandes, réponses, rendez-vous, consentements et préférences de contact.
• Sécurité et diagnostic : adresse IP, appareil, navigateur, horodatages, événements d’authentification, journaux d’audit, erreurs et signaux de fraude ou d’abus.

• Fournir le service, créer les comptes, gérer les autorisations et exécuter l’abonnement ou les mesures demandées avant sa conclusion.
• Permettre à l’agence de coordonner les agents, clients, sites, affectations, incidents, messages, rapports et factures selon ses instructions.
• Traiter et rapprocher les paiements, prévenir les doublons et respecter les obligations comptables ou légales applicables.
• Sécuriser les comptes, détecter les abus, conserver une piste d’audit et assurer la continuité sur la base des obligations applicables et de l’intérêt légitime à protéger le service.
• Répondre aux demandes commerciales et de support ; le consentement est recueilli lorsque la réglementation l’exige pour une communication facultative.
• Produire des statistiques agrégées afin de comprendre l’usage et d’améliorer le service, sans réutiliser les données opérationnelles d’une agence pour une finalité incompatible.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires à la création du compte, à la sécurité, au paiement ou à l’action métier demandée. Sans eux, Sentinel peut ne pas être en mesure de créer le compte, d’activer l’abonnement, d’autoriser une opération ou de répondre à une demande.

Les informations facultatives peuvent être omises. Une agence doit éviter de saisir des données excessives, des secrets, des codes d’accès ou des informations sans rapport avec une opération autorisée.

Sentinel peut enregistrer les coordonnées d’un site ou une position opérationnelle lorsqu’une fonctionnalité l’exige et que l’organisation cliente l’a configurée. Ces informations servent à la coordination, à l’affectation et à l’appréciation de la fraîcheur d’un signal terrain ; elles ne doivent pas être utilisées pour une surveillance étrangère aux finalités professionnelles annoncées.

Les incidents et pièces jointes peuvent contenir des informations sensibles. L’agence cliente doit limiter leur contenu, définir les personnes autorisées et respecter les obligations d’information, de confidentialité et de conservation qui lui incombent.

Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés de l’organisation concernée et, lorsque cela est nécessaire, aux équipes Malanderse habilitées pour le support, la sécurité, la facturation ou l’exploitation. Les permissions reposent sur le rôle et le périmètre de chaque compte.

Des prestataires peuvent intervenir pour l’hébergement, la base de données, le stockage privé des fichiers, l’envoi d’e-mails, l’observabilité et les paiements. Ils ne reçoivent que les informations nécessaires à leur mission et sont encadrés par leurs contrats et les règles applicables. Malanderse ne vend pas les données personnelles confiées à Sentinel.

Des données peuvent également être communiquées à une autorité ou à un conseil lorsque la loi l’exige, pour protéger des droits ou pour traiter un incident de sécurité, dans la limite nécessaire.

La base de données principale et les services d’authentification de Sentinel sont hébergés dans la région européenne de Francfort, en Allemagne. L’application, les fichiers privés, les e-mails et les paiements peuvent faire intervenir des prestataires spécialisés, notamment Vercel, Cloudflare et PawaPay, selon la fonctionnalité utilisée.

Malanderse documente les prestataires et lieux de traitement effectivement utilisés, limite les données qui leur sont confiées et accomplit les déclarations ou autorisations de transfert requises par la réglementation congolaise. Des informations actualisées sur les catégories de prestataires peuvent être demandées à l’adresse de contact.

Une organisation cliente ne doit pas activer une intégration ou exporter des données vers un pays tiers sans vérifier ses propres obligations.

Les durées ci-dessous constituent les durées maximales ordinaires. À leur expiration, les données sont supprimées, anonymisées ou isolées jusqu’à l’extinction d’une sauvegarde protégée. Une conservation plus longue ne concerne que les éléments nécessaires à une obligation légale, un litige, une fraude ou la défense de droits, avec accès restreint.

• Contacts commerciaux et demandes de démonstration : 24 mois après le dernier échange significatif.
• Inscription ou checkout abandonné : 90 jours ; éléments techniques antifraude strictement nécessaires : 12 mois.
• Invitations : jeton valable 7 jours ; historique technique conservé 12 mois après acceptation ou expiration.
• Compte, profil et configuration d’une organisation active : pendant la relation contractuelle.
• Utilisateur désactivé : profil identifiable pendant 90 jours, puis pseudonymisation lorsque son identité n’est plus nécessaire.
• Incidents, tickets, shifts, affectations, messages et pièces jointes opérationnelles : 3 ans après leur clôture.
• Historique de localisation précise d’un agent : 90 jours, puis anonymisation ou agrégation ; coordonnées fixes d’un site : tant que le site est actif.
• Journaux d’audit, actions de sécurité et tickets de support : 3 ans ; logs techniques bruts d’accès et d’erreur : 12 mois.
• Notifications applicatives : 12 mois ; données synthétiques du compte de démonstration : réinitialisation au moins tous les 30 jours.
• Contrats, commandes, abonnements, factures, reçus et preuves de paiement : 10 ans, afin de respecter les obligations comptables et de conserver les preuves commerciales nécessaires.
• Après résiliation : export pendant 30 jours, récupération restreinte jusqu’à 90 jours au total, puis suppression des données opérationnelles ; les sauvegardes protégées expirent au plus tard 35 jours après la suppression logique.
• Téléversements temporaires non finalisés : 24 heures.

Sentinel met en œuvre des mesures proportionnées aux risques, notamment des comptes individuels, des autorisations par rôle, une isolation entre organisations, des liens temporaires pour les fichiers privés, des journaux d’audit, des sauvegardes et des contrôles sur les opérations sensibles.

Aucun système n’élimine totalement le risque. Les utilisateurs doivent choisir un mot de passe robuste, protéger leurs moyens d’authentification, limiter les droits accordés et signaler rapidement toute anomalie ou perte d’accès.

Selon votre situation et la réglementation applicable, vous pouvez disposer de droits d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité ou de retrait d’un consentement. Ces droits peuvent être limités lorsqu’une conservation est imposée, nécessaire à la sécurité, à la défense de droits ou susceptible de porter atteinte aux droits d’une autre personne.

Sentinel ne prend pas, sur la seule base d’un traitement automatisé, de décision produisant un effet juridique ou significatif à l’égard d’une personne. Les priorités, alertes et indicateurs servent à assister des utilisateurs habilités.

Adressez votre demande à contact@malanderse.com en précisant le compte ou l’organisation concernée et la nature de la demande. Malanderse peut demander des éléments strictement nécessaires pour confirmer votre identité, votre lien avec l’organisation et éviter la divulgation de données à un tiers.

Lorsqu’une agence contrôle les données concernées, la demande peut lui être transmise ou vous pouvez être invité à la contacter directement. Une réponse est fournie dans le délai prévu par les règles applicables, avec une explication en cas de limitation ou de refus. Vous pouvez également saisir l’autorité de protection ou la juridiction compétente lorsque ce droit existe.

Sentinel utilise les mécanismes strictement nécessaires à la session, à la sécurité et aux préférences. Les outils de mesure d’audience éventuellement activés doivent limiter les données collectées et respecter les choix requis par la réglementation applicable.

Si des cookies ou traceurs facultatifs sont ajoutés, une information et un mécanisme de choix adaptés devront être présentés avant leur dépôt. Refuser un traceur facultatif ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions essentielles.

Sentinel est un service professionnel destiné aux organisations et n’est pas conçu pour l’inscription autonome de mineurs. Une organisation ne doit saisir des données concernant un mineur que si cela est strictement nécessaire, licite et assorti des garanties et autorisations requises.

Lorsqu’un incident est confirmé, Malanderse cherche à le contenir, à évaluer les données et personnes concernées, à préserver les preuves utiles et à informer l’organisation cliente. Les notifications aux personnes ou autorités sont effectuées lorsque la réglementation applicable l’exige et selon la répartition des responsabilités.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service, des prestataires ou des obligations applicables. La date et la version seront modifiées ; un changement important sera signalé par un moyen adapté avant son entrée en vigueur lorsque cela est requis.

Version en vigueur du 18 juillet 2026.